Cada evento o activación de marca deja una huella en sus consumidores, a veces es solo un buen recuerdo, otras veces es el inicio de una conexión profunda entre la marca y el consumidor. Pero, ¿cómo lograr ambas para fidelizar al prospecto? Fácil, planificando estratégicamente el journey del asistente.

El journey del asistente es el recorrido completo que vive una persona antes, durante y después de un evento, incluye cada punto de contacto que influye en su experiencia y percepción de la marca. Mapear ese recorrido permite identificar los momentos más valiosos para emocionar, sorprender y permanecer en la mente del público. 

Si buscas que tu evento o activación no se olvide al día siguiente, este enfoque puede marcar un antes y un después. En este artículo te contamos cómo en Brandkey Agencia usamos esta estrategia para eventos corporativos y activaciones exitosas.

¿Qué es el journey del asistente?

El journey del asistente es el recorrido completo que vive una persona desde el primer contacto (anuncio o invitación) con un evento hasta mucho después de que este finaliza (correo de agradecimiento post-asistencia). Abarca todas las interacciones emocionales, sensoriales y digitales que tienen lugar antes, durante y después del evento. 

Al mapear este recorrido, las marcas pueden identificar momentos clave de impacto donde se puede reforzar el mensaje de marca, fortalecer el engagement y generar una conexión emocional duradera.

Etapas del journey del asistente en eventos

1. Etapa de descubrimiento

Es el primer momento en el que el asistente entra en contacto con el evento, aquí, el diseño de la campaña de expectativa, la invitación al evento, los mensajes en redes sociales, la landing page y los elementos visuales deben estar alineados con la identidad de marca. La claridad en la propuesta de valor y un llamado a la acción convincente son cruciales en esta etapa.

2. Etapa de inscripción y preparación

En esta etapa toman mayor relevación el formulario de inscripción, los correos de confirmación, recordatorios y la logística previa al evento en general. 

Estos deben ser fluidos, accesibles y coherentes con el tono de la marca, también se pueden incluir elementos de gamificación, encuestas o contenidos previos para aumentar el interés y la conexión anticipada.

3. Etapa de participación

Durante el evento, cada detalle cuenta: la ambientación, la señalización, los anfitriones, la tecnología utilizada, la calidad del contenido, el merchandising y el catering; aquí se crean los momentos de mayor valor emocional. 

4. Etapa post-evento

Muchas marcas olvidan que el journey del asistente no termina cuando el evento acaba, el seguimiento es esencial para fortalecer el recuerdo de marca. 

Un correo de agradecimiento personalizado, un video resumen, encuestas de satisfacción o beneficios exclusivos post-asistencia generan un cierre positivo y refuerzan la relación a largo plazo, además, te permite a ti como marca o empresa mejorar para futuros eventos. 

Herramientas para mapear el journey

• Mapas de experiencia del usuario (customer journey maps).
• Encuestas antes y después del evento.
• Análisis de comportamiento digital (clics, tiempo en página, aperturas de correo).
• Monitoreo de redes sociales y feedback en tiempo real.

Ventajas de mapear el journey del asistente

• Mayor engagement emocional con la marca.
• Incremento en la satisfacción del asistente.
• Optimización de recursos y esfuerzos de marketing.
• Más oportunidades para captar datos y nutrir leads.
• Fortalecimiento del branding experiencial.
  

Caso hipotético: Inauguración de Miniso en Mallplaza Cali

Objetivo: generar expectativa, atraer visitantes al evento de apertura y lograr que asocien a Miniso con una experiencia divertida, accesible y memorable.

Journey del asistente:

Etapa 1: descubrimiento y expectativa. 

La fase inicial busca despertar la curiosidad del público e instalar la marca en el top of mind antes de la inauguración. Se lanza un teaser visual con una frase llamativa como: “Algo kawaii está por llegar”, acompañado del icónico pingüino de Miniso, uno de sus personajes más reconocidos.

La campaña se despliega en múltiples frentes para lograr mayor alcance:

• Medios digitales y redes sociales de Mallplaza y Miniso Colombia.
  
• Pauta geolocalizada dirigida a usuarios en Cali y sus alrededores.
  
• Vallas publicitarias en puntos estratégicos de alta circulación en la ciudad.
  
• Anuncios dentro del centro comercial para captar la atención de los visitantes actuales.
  
• Email marketing dirigido a la base de datos del mall y la marca.
  

Para reforzar el misterio y generar interacción, se integran creadores de contenido e influencers locales, quienes comparten “pistas” sutiles sobre lo que está por venir, mostrando productos sin revelar la tienda o jugando con elementos visuales característicos de Miniso.

Además, se puede lanzar una dinámica urbana con peluches Miniso: se colocan en diferentes zonas reconocidas de Cali, incentivando a las personas a encontrarlos y subir fotos, esto no solo crea expectativa, sino que convierte al público en parte activa de la campaña. Finalmente, se puede incentivar a las personas a llenar un formulario o registrarse en el sitio web de la marca para recibir descuentos especiales, y por supuesto, una cuenta regresiva en stories refuerza la emoción previa al evento e impulsa la participación desde el entorno digital.

2. Decisión y registro

En esta etapa se crea la landing page del evento, se generan códigos QR en el mall y botón de inscripción en Instagram (analiza si para tu evento esto aplica).

Si se tiene planificado hacer una preapertura o un evento previo privado con influencers e invitados limitados, podría hacerse efectivamente con una landing page para registro o publicando en las redes “Los 100 primeros se llevan un regalo sorpresa”, les podrías hacer un obsequio o vivir una experiencia distinta a la del público general.

3. Participación y evento presencial

Un ejemplo de lo que podría implementarse durante la inauguración es una bienvenida especial en la entrada del local, con anfitriones que reciban a los asistentes con una sonrisa y la estética inconfundible de Miniso. La ambientación debe estar cuidadosamente diseñada con branding visual de la marca, colores vibrantes, iluminación llamativa y elementos decorativos que inviten a tomar fotos.

La experiencia se complementa con actividades en vivo, un DJ animando, personajes interactivos relacionados con el universo Miniso, una cabina 360° para capturar momentos únicos y divertidos, y gift bags con productos seleccionados para los primeros asistentes o ganadores de dinámicas.

El objetivo es claro: crear una experiencia llena de emociones positivas, sorpresas y conexión con la marca, para que los asistentes vivan un momento auténticamente divertido, memorable y con ese efecto wow que genera recordación.

4. Cierre y post-evento

Correo de agradecimiento con descuento para la próxima compra (si aplica), stories en Instagram de Mallplaza y Miniso, video resumen del evento con testimonios, carrusel de fotos y encuesta rápida en stories.

Resultado esperado: una experiencia completa que activa emociones, fomenta el recuerdo de marca y convierte asistentes en promotores. 

En conclusión… En Brandkey tenemos claro que planificar un evento corporativo o activación de marca no es solo coordinar logística, es diseñar una experiencia completa, intencional y memorable. Mapear el journey del asistente permite identificar dónde y cómo conectar verdaderamente con las personas, generando un impacto emocional que perdura en el tiempo. 

Si buscas que tu evento no sea solo uno más, sino una experiencia inolvidable, CONTÁCTANOS y nosotros nos encargamos de diseñar estratégicamente cada punto de contacto.