Organizar un evento exitoso puede ser una tarea desafiante, llena de detalles por coordinar y expectativas por cumplir, especialmente cuando se trata de un evento tan esperado como la Copa América. En este artículo, compartimos algunos consejos que nos han funcionado a lo largo de 25 años como empresa organizadora de eventos, utilizando nuestra reciente experiencia en la activación de marca durante la Copa América como ejemplo.

En el furor de la Copa América, que se celebró a finales de junio y mediados de julio, Mallplaza Cali contó con nuestro apoyo para llevar a cabo una activación de marca. En Brandkey, desarrollamos personajes que reflejaban la identidad y pasión futbolera de cada país de Latinoamérica, como Colombia, Chile, Perú, Argentina y Brasil. Con bailes y música, recorrimos los pasillos del centro comercial, creando un ambiente lleno de fútbol que motivó a los asistentes y los hizo sentir parte de la celebración.

Si estás pensando en planificar un próximo evento para tu marca o empresa, puedes contactarnos y nos encargamos del evento de inicio a fin.

¡Ahora sí! Aquí van algunos consejos para planificar un evento exitoso:

Consejos para planificar un evento exitoso 

 1. Define tus objetivos y metas 

El primer paso es tener una visión clara del evento que deseas crear. En el caso de nuestra activación para la Copa América, el propósito era atraer a los clientes al centro comercial y generar un ambiente de fútbol. Pregúntate:

• ¿Cuál es el propósito del evento?
• ¿Buscas impulsar las ventas, atraer clientes o aumentar el reconocimiento de la marca? Definir estos aspectos te ayudará a tomar decisiones clave.

Es importante tener este objetivo claro antes de agendar reunión con nuestra directora comercial. Si ya lo tienes definido, contáctala aquí.  

Durante esta primera fase de la organización del evento, con tus metas y objetivos establecidos, es momento de definir la fecha, número de asistentes, localización y tipo de evento.  

 2. Establece un presupuesto 

El presupuesto es el cimiento de cualquier planificación de eventos exitosa. En nuestra activación, determinamos cuánto invertiríamos en decoración, talento y promoción.

Según Eventbrite, el presupuesto se desglosa aproximadamente en: marketing y promoción (43%), oradores y talentos (32%), materiales impresos (29%) y lugar (18%). Esto puede variar según el objetivo y tipo de evento. En Brandkey, nos encargamos de optimizar tu presupuesto para maximizar el valor y la calidad de cada elemento.

 3. Encuentra la ubicación perfecta para tu evento

La elección de la ubicación es crucial para el éxito de cualquier evento, ya que debe alinearse con los objetivos y la audiencia esperada. En nuestra activación para la Copa América en Mallplaza Cali, decidimos ubicarnos donde estaba la pantalla grande, aprovechando el mayor flujo de personas para maximizar la participación y crear un ambiente de fiesta.

La elección de la ubicación puede marcar la diferencia entre un evento común y uno excepcional o memorable. Por eso es importante que al momento de planificar un evento exitoso se consideren factores como el espacio, la accesibilidad, y la atmósfera general que deseas crear.  

Como expertos en la organización de eventos, tenemos una amplia red de ubicaciones que se adaptan a una variedad de necesidades y presupuestos. ¡Podemos apoyarte en este paso tan importante!

 4. Gestiona los detalles logísticos al momento de planificar un evento exitoso

Una logística bien gestionada garantiza una experiencia fluida y sin contratiempos para los asistentes. Durante nuestra activación, coordinamos horarios, espacios y la logística de los personajes que representaban a cada país. En Brandkey, contamos con un equipo de profesionales para asegurar el éxito de tu evento corporativo o cualquier otra acción BTL.

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 5. Crea una experiencia memorable 

Crear una experiencia memorable es fundamental para dejar una impresión duradera. En nuestra activación, no solo generamos un impacto inmediato con bailes y música, sino que también fortalecimos la conexión emocional entre la marca y los asistentes, haciéndolos sentir parte del evento.

6. Gestiona las comunicaciones 

Otro de los consejos para planificar un evento exitoso que debes seguir es la gestión de comunicaciones. La comunicación clara y efectiva es fundamental antes, durante y después del evento. Por lo que se deberá asegurar que las comunicaciones con proveedores, asistentes y otros interesados se gestionen de forma profesional y oportuna. 

Como ves, son varios los pasos que se deben seguir para planificar un evento exitoso.

En Brandkey, agencia BTL y empresa de eventos en Cali, nos encargamos de la conceptualización, planificación y ejecución de tus eventos. Estamos aquí para hacer que tu visión se haga realidad. Contáctanos aquí y agendemos un espacio para conocer sobre tu empresa y el evento que tienes en mente.