La inteligencia artificial en eventos está revolucionando la forma en que se organizan eventos corporativos, ferias, congresos, activaciones de marca y eventos en general. Su uso no solo permite una mayor eficiencia logística, sino también una experiencia más personalizada, dinámica y memorable para los asistentes.
A medida que la industria de los eventos evoluciona, la adopción de tecnologías como la inteligencia artificial ya no es una opción, sino una necesidad competitiva.
En Brandkey Agencia, con más de 25 años de experiencia como organizadores de eventos corporativos, hemos sido testigos de cómo ha cambiado la forma de planificar y ejecutar cada encuentro. Esta evolución nos ha llevado a incorporar herramientas tecnológicas que optimicen procesos, reduzcan tiempos de organización y, sobre todo, eleven la experiencia de los asistentes.
En este artículo te compartimos cómo aplicamos la inteligencia artificial en eventos, para qué sirve durante su ejecución y cuáles son las principales ventajas de incluir inteligencia artificial en eventos.
¿Qué es la inteligencia artificial y cómo se aplica a los eventos?
La inteligencia artificial (IA) es la capacidad de una máquina o software para imitar funciones cognitivas humanas, siendo apoyo en la planificación, toma de decisiones, reconocimiento de patrones y resolución de problemas. Ahora bien, ¿cómo aplicar la inteligencia artificial en eventos?
En el contexto de los eventos, la IA se puede aplicar en diferentes áreas:
- Planificación estratégica del evento.
- Automatización de tareas operativas.
- Personalización de la experiencia de los asistentes.
- Recolección y análisis de datos en tiempo real.
- Optimización de procesos post-evento.
Etapas de la organización de un evento donde se puede usar inteligencia artificial
1. Planificación previa al evento
Durante esta fase, la inteligencia artificial es una aliada clave para tomar decisiones basadas en datos y optimizar los recursos.
a. Mediante el análisis de bases de datos previas (brindadas por el cliente o empresa), la IA puede predecir el número de asistentes esperados y segmentarlos por intereses, ubicación, comportamientos pasados y otros criterios relevantes. Esto permite diseñar estrategias de marketing más precisas y efectivas.
b. Los algoritmos de inteligencia artificial pueden optimizar el presupuesto total destinado para el evento, simulando distintos escenarios financieros, identificando posibles ahorros y priorizando inversiones de alto impacto.
c. Al momento de promocionar el evento, la IA también puede ayudar en la creación de contenido personalizado, como correos electrónicos, publicaciones en redes sociales, anuncios y landing pages.
Un ejemplo concreto de cómo en Brandkey integramos tecnología, automatización e inteligencia artificial en la organización de eventos fue durante el Latina Forum en VIH 2023, llevado a cabo en Colombia por la Corporación de Lucha Contra el Sida (CLS) y la Fundación Huésped.
Nuestro equipo no solo se encargó de la producción integral del evento, sino también de liderar toda la estrategia de comunicación digital antes, durante y después del encuentro.
El equipo de Brandkey fue responsable de desarrollar el concepto creativo y visual del evento, garantizando una identidad coherente en todos los materiales gráficos y digitales. Paralelamente, el equipo de marketing diseñó una estrategia digital completa, apoyándose en IA, que incluyó la creación de una landing page optimizada con la información del evento, una landing page para descargar los certificados luego del evento, una estrategia de email marketing automatizada mediante RD Station, y la generación de contenido adaptado a diferentes públicos con textos informativos, técnicos y persuasivos.
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2. Promoción y registro de asistentes
Durante la etapa de promoción y captación, la inteligencia artificial en eventos ayuda a mejorar la conversión de registros y el alcance de las campañas.
a. Los chatbots con IA ofrecen atención 24/7 a los interesados en el evento, resolviendo dudas, guiando en el proceso de inscripción y recolectando datos de manera automatizada.
b. Con la ayuda de la IA, se pueden ejecutar campañas de publicidad online más segmentadas, con anuncios que se adaptan automáticamente al comportamiento y preferencias del usuario.
c. Los asistentes pueden recibir recomendaciones personalizadas sobre charlas, talleres o zonas del evento que pueden ser de su interés, incluso antes de llegar al evento.
3. ¿Cómo se puede usar la inteligencia artificial en eventos?
a. El reconocimiento facial y control de acceso impulsado por IA permite un acceso más rápido, seguro y sin contacto. Esto reduce filas, mejora la seguridad y agiliza el flujo de personas.
b. Para eventos corporativos con invitados internacionales, los asistentes pueden beneficiarse de traducciones en tiempo real, generadas por sistemas de IA, lo que mejora la accesibilidad e inclusión.
c. Mediante apps o dispositivos físicos, los asistentes pueden interactuar con asistentes virtuales capaces de dar información sobre el programa, ubicar salas, sugerir actividades o resolver dudas logísticas.
d. Aunque este no lo hemos implementado en nuestros eventos, sabemos que empresas organizadoras de eventos en Estados Unidos, se apoyan en tecnología de visión computarizada, para leer expresiones faciales del público y analizar su nivel de satisfacción, atención o emoción, permitiendo ajustes instantáneos en la dinámica del evento.
4. Post-evento: análisis y retroalimentación
Después del evento, la IA continúa generando valor mediante la recopilación, análisis y visualización de datos útiles para la evaluación de resultados.
a. Luego de la culminación del evento de Latina Forum en VIH 2023, el equipo de Brandkey se encargó de automatizar la generación, el envío y recepción de las encuestas post-evento. Estas pueden ser generadas y enviadas automáticamente según el comportamiento del asistente, adaptando las preguntas al tipo de participación que tuvo.
b. Los sistemas con IA pueden generar dashboards visuales y completos con insights clave: asistencia, satisfacción, ROI, tiempo de permanencia, interacciones, etc. Esto facilita la toma de decisiones para futuros eventos.
c. Con la información recopilada, es posible segmentar a los asistentes para futuras campañas de fidelización, sugerir próximos eventos y crear comunidades activas alrededor de la marca.
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Ventajas del uso de inteligencia artificial en eventos
Implementar inteligencia artificial en la organización de eventos trae consigo múltiples beneficios:
1. La IA permite crear experiencias altamente personalizadas, incluyendo la inscripción y el seguimiento post-evento, generando un mayor nivel de satisfacción y fidelidad.
2. La IA es de gran apoyo para optimización de recursos, con predicciones y simulaciones precisas, se pueden evitar gastos innecesarios, maximizar el uso del presupuesto y asignar recursos donde más se necesiten.
3. Gracias al análisis de datos en tiempo real y a la generación de reportes automatizados, se pueden tomar decisiones más rápidas, informadas y estratégicas.
4. La automatización de tareas como registro, atención al cliente, encuestas o control de acceso, reduce la carga operativa y el margen de error humano.
5. El uso de IA en eventos transmite una imagen de innovación, tecnología y modernidad, lo que puede ser un factor diferenciador frente a la competencia.
En conclusión, incorporar la inteligencia artificial en eventos no solo mejora la logística y la experiencia del asistente, sino que también ofrece ventajas competitivas que pueden marcar la diferencia en el éxito del evento.
Las herramientas impulsadas por IA permiten tomar mejores decisiones, conectar de forma más personalizada con los participantes y generar eventos más eficientes, seguros e impactantes.
Si estás pensando en organizar un evento, ya sea corporativo, académico o de entretenimiento, contáctanos AQUÍ y nos encargamos de toda la organización de principio a fin, incluyendo la inteligencia artificial, para alcanzar los objetivos de manera más inteligente y estratégica.
